Mecanismos auxiliares

Embora a estrutura de fóruns seja habitulamente o principal elemento para a colaboração no âmbito das CV, é importante compreender o papel dos demais mecanismos auxiliares que a tecnologia oferece. Alguns deles têm papel fundamental no estabelecimento da memória coletiva, como uma biblioteca de arquivos ou uma seção de perguntas e respostas. Outros funcionam para a divulgação de informações específicas, como um calendário de eventos ou um sistema que apresente um cadastro padronizado dos membros da CV. Outros são úteis para o animar temas e debates, como as enquetes.

1. Páginas Web

• O ambiente das CV pode ser apresentado no formato de um site Web que precisa ser adequadamente publicado.
• Páginas públicas – pré-identificação (login): Espaço de divulgação pública da CV, portanto, objeto de constante atenção. No início, uma boa apresentação da comunidade é suficiente. Com o correr do tempo, conteúdo criado no interior da CV pode ser transportado para a área pública. Assim que vencidos os desafios iniciais da participação, recomenda-se abrir tópico no fórum de discussões para debater o que / como / quando divulgar os resultados do debate interno da CV.
• Páginas internas – pós-identificação (login): Funcionam para contextualizar o ambiente de interatividade, descrevendo temas, normas de conduta e objetivos gerais e específicos, explicando utilização da ferramenta, ou disseminando as mais recentes atividades e conclusões coletivas. A preocupação inicial é guiar os novos participantes no espaço, explicando a função de cada área, indicando caminhos, novidades e incentivando a participação através de enquetes e notícias. Com o passar do tempo, novas páginas podem ser criadas utilizando a Web como veículo de divulgação de questões discutidas no fórum.

• Uma comunidade de prática envolve confiança. A identificação transparente dos participantes e a conexão de sua identidade aos seus atos são vitais para o estabelecimento desta confiança.
• O preenchimento de um cadastro inicial pode ser substituído por mensagens em um tópico de boas vindas. Porém, um sistema que apresente todos os membros da comunidade tem utilidade, especialmente, quando tarefas comunitárias puderem fazer usos de diferentes habilidades e experiência de seu membro. Em se optando por tal prática, o preenchimento de um cadastro padronizado deve fazer parte do ritual de entrada na comunidade. Se já existem dados básicos em bancos de dados pré-existente, é boa prática utilizar este ativo não deixando de provocar a coleta de novas informações qualitativas como “ritual de iniciático” de cada membro na CV.
• No entanto, a identificação não deve ser uma restrição à visitação ou participação. No melhor cenário, não no mais fácil, a auto-identificação é socialmente valorizada e preferencialmente espontânea.

• É muito útil organizar o conhecimento criado ou coletado pela comunidade. Para tanto, o elemento fundamental são estruturas de classificação (taxonomias) que efetivamente constituam-se um vocabulário comum aos participantes da CV, permitindo encontrar e identificar documentos de maneira eficiente. As taxonomias não precisam ser completas ou detalhadas, mas devem ser abrangentes. Se possível, devem utilizar termos de um nível de agregação elevada, abarcando o universo temático da comunidade. Também é boa prática utilizar termos mais abertos no início, com o objetivo de evitar a reclassificação posterior dos itens arquivados por conta da evolução da taxonomia.
• É ideal que a biblioteca não comece vazia. É boa prática coletar e incluir um conjunto de documentos interessantes, se possível, de autoria dos membros da CV ou de autores consagrados para incentivar a inclusão de novos materias.

• Este formato é ideal resolver dúvidas repetitivas que começam a tomar tempo e roubar a energia da interatividade nos fóruns.
• O moderador deve permanecer atento e monitorar as dúvidas mais comuns e consolidar neste espaço uma resposta consensual da comunidade.

• É um elemento de bom impacto no incentivo à participação, pois permite uma interação rápida e razoavelmente descompromissada, além de permitir examinar opiniões coletivas.
• Em grupos pequenos, é bom utilizar enquetes com parcimônia e, preferencialmente, sobre de questões bastante específicas ou operacionais.
• É aconselhável evitar temas de cunho ideológico ou triviais (exceção feita a qualquer boa execução do saudável bom humor).

• Importante para estimular o lado não virtual das CV, divulgando encontros face a face da comunidade além de outros eventos relacionados aos temas da comunidade.
• Membros da comunidade que participam de eventos de interesse da CV devem ser convidados a relatar as principais discussões, fazendo uma “cobertura” mais profunda de algumas questões que normalmente são ignoradas pela imprensa tradicional.
• Se possível, um levantamento prévio, deve incluir na agenda o calendário de reuniões da CV e eventos relacionados a principais seus temas.